Introdução
A funcionalidade Multi-Empresas no Odoo permite a gestão de múltiplas empresas numa mesma instância Odoo.
Vantagens
A grande vantagem é, por várias unidades de negócio, ou filiais, de um mesmo grupo de empresas, poder partilhar custos de alojamento e licenciamento Enterprise. É também uma vantagem ter a gestão de várias empresas, unificadas, numa mesma ferramenta de gestão, num mesmo local.
Utilizadores Multi-Empresa
Um utilizador será utilizador multi-empresa, se o mesmo estiver alocado a mais do que uma empresa. Na ficha de utilizador, é possível definir as empresas sobre as quais o utilizador tem permissão para aceder e trabalhar com. Se se definir mais do que uma empresa a um utilizador, então o mesmo terá acesso ao Selector de Empresas, para que possa seleccionar em que empresa quer trabalhar num determinado momento.
Permissões de Utilizadores Multi-Empresa
As permissões atribuídas a um utilizador, ou seja, o que é que este pode fazer em cada um dos módulos, será transversal a todas as empresas. Ex. Se de definir que um utilizador é Gestor no módulo de Contabilidade, então esse utilizador terá essa permissão em todas as empresas que lhe forem definidas.
Seleccção da Empresa
A selecção da empresa pretendida, é feito pelo controlo de selecção de empresas, localizado no canto superior direito, junto ao utilizador que se encontra logado no sistema. antes de se "saltar" para outra empresa, convém não estar com um registo em particular aberto (vista de formulário), já que por questões de permissão, um erro poderá ser gerado ao mudar para outra empresa.
Partilha de Contactos e Produtos
Uma decisão importante a tomar, é a configuração associada ao catálogo de produtos, e aos contactos. No ambiente Multi-Empresa, é possível definir se se pretende que os contactos sejam partilhados por todas as empresas ou se cada empresa possui a sua lista dedicada de contactos. O mesmo acontece com o catálogo de produtos, é possível definir se o catálogo de produtos será comum por todas as empresas, ou se será dedicado. Supondo que temos as empresas A e B e lista de contactos comum (partilhada), então, quando na empresa A for criado o Cliente XPTO, na empresa B o Cliente XPTO também estará disponível/visível, e o mesmo acontecerá com o catálogo de produtos, se o catálogo de produtos for comum, então, ambas as empresas vêm os mesmos produtos, o que uma criar, a outra vê, se uma editar um produto, então essas modificações estarão reflectidas em ambas as empresas. Quando os contactos são partilhados, isto acontece para todas as empresas, não sendo possível fazê-lo para apenas um subconjunto de empresas, e o mesmo acontece com o catálogo de produtos, quando partilhado é para todas as empresas.
Quando os contactos e produtos são partilhados, então ambas as empresas poderão facturar os mesmos clientes e comercializar os mesmos produtos.
Problemas com a Partilha de Contactos e Produtos
A decisão sobre ter os contactos e produtos, partilhados, ou dedicados, é uma decisão importante. Aquando da implementação, esta opção tem que ser bem conhecida, equacionada e tomada.
É fundamental que a decisão de partilhar ou não, os contactos e o catálogo de produtos, uma vez tomada e utilizada, não seja alterada pois o mesmo poderá apresentar efeitos nefastos.
Se se optou por ter contactos comuns, então aconteceu que as empresas facturaram um mesmo Cliente XPTO, independentemente do Cliente XPTO ter sido criado pela empresa A ou B. Se do nada se decide que os contactos agora serão dedicados, então agora, apenas a empresa que criou o Cliente XPTO vai continuar a ter acesso a esse registo. O que acontecerá pois à outra empresa que já não mais tem acesso ao Cliente XPTO (mas que o facturou no passado), quando abrir uma das facturas que emitiu para o Cliente XPTO? O sistema vai lançar um erro de permissão, informando que não se tem acesso ao Cliente XPTO.
Ciência da Funcionalidade Multi-Empresa
Como é feito isto das Multi-Empresas? O facto de se poder ter clientes e produtos partilhados, já permite perceber que não se trata de múltiplas bases de dados, mas sim de uma única base de dados, com algum tipo de artefacto e manipulação.
Quando o ambiente Multi-Empresa é activado no Odoo, documentos como Contactos, Produtos, Cotações, Facturas, etc, ganham um campo chamado "Empresa", que é precisamente para definir a que empresa aquele registo pertence, ou seja, a partir de que empresa, aquele registo foi criado.
Com o campo empresa, passa então a ser possível existirem regras que "isolam" mediante filtragem, os registos que podemos "ver", exemplo, quando vamos a Facturas, apenas iremos ver as facturas, cujo campo empresa é a empresa onde nos encontramos naquele instante.
Poderão existir determinados documentos, que não obstante terem campo "Empresa" e a mesma estar definida, estarão visíveis para todas as empresas, pois não existe regra multi-empresa para aquele documento. A regra multi-empresa, é precisamente a regra, que diz assim: para esse tipo de documento, apenas permite ver os registos cujo campo "Empresa" é a empresa onde nos encontramos num determinado instante. No Odoo, uma Apps poderão estar mais preparadas para "Multi-Empresa" do que outras.
Múltiplos Separadores em ambiente Multi-Empresa
Quando recorremos à múltiplos separadores/abas no nosso navegador/browser, podemos facilmente cair em erros. Suponhamos que abrimos a listagem de facturas em 2 separadores e depois vamos ao segundo separador de mudamos de empresa, vai acontecer que no primeiro separador, ainda estará visível a empresa anterior como empresa seleccionada, quando não, quando já estamos noutra empresa. Ou seja, quando se muda de empresa num sítio, isso quer dizer já estamos na nova empresa, em qualquer um dos outro separadores, o que acontece, é que a informação da estar na empresa anterior, no separador antigo, estará incoerente, sendo que se se actualizar aquele separador vamos perceber que na realidade já estamos noutra empresa. Esta questão dos múltiplos separadores no navegador causa inúmeros problemas em ambientes multi-empresas, sobretudo quando não estamos sensíveis ao seu funcionamento.