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Gestão de Projectos no Odoo – Impulsione Resultados das Actividades na sua Empresa.
A vantagem de uma gestão dentro do Odoo bem feita, é um resultado de sucesso. Porém, a jornada que vai levar a esse sucesso precisa ser igualmente satisfatória, contemplando o cliente, o gestor, a equipa e as actividades, cumprindo os prazos e sem extrapolar o orçamento.
3 maio, 2022 por
Gestão de Projectos no Odoo – Impulsione Resultados das Actividades na sua Empresa.
Adão Samba
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Provavelmente, já conhece a definição de Projecto. Mas, vou recapitular. Em poucas palavras, um projecto é um conjunto de actividades temporárias, realizadas em grupo, e destinadas a produzir um produto, serviço ou resultado. É assim que o termo é definido pelo Project Management Body of Knowledge (PMBOK), um guia elaborado por uma das mais renomadas instituições da área, o Project Management Institute (PMI).

 

Se fossemos ilustrar o que um projecto significa, ele seria uma série de círculos com áreas de intersecção, como um diagrama. Alguns desses círculos seriam as etapas do projecto e os outros seriam as equipas. Já as áreas de ligação representam a interdependência que existe entre essas dimensões, afinal, se uma equipa vai mal, a outra sai prejudicada e se uma etapa atrasa, atrasa todas as seguintes.

 

Para reger uma estrutura como essa, alguém deve estar encarregado, como um ponto de sincronização, de alinhamento entre todas as partes. Essa pessoa é o gestor de projectos. Portanto, gerir projetos é aplicar conhecimentos, habilidades e técnicas, de forma que todas as perspectivas que compõem este universo complexo, o qual chamamos de projecto, se integrem para trazer os resultados necessários dentro do prazo e do orçamento previstos.

 

Vantagens da gestão de projectos dentro do software integrado Odoo.

 

A vantagem de uma gestão dentro do Odoo bem feita, é um resultado de sucesso, disso ninguém duvida. Porém, a jornada que vai levar a esse sucesso precisa ser igualmente satisfatória, contemplando o cliente, o gestor e a equipa do projecto, cumprindo os prazos e sem extrapolar o orçamento.

 

A seguir, apresento cinco vantagens de uma boa gestão de projeto do Odoo:

 

1. Maior controle de processos.

 

A gestão de processos dento da app de Projecto no Odoo garante que o fluxo de trabalho ocorra de forma natural e eficiente na sua empresa. Dessa forma, é possível centralizar todas as etapas, recursos, prazos e os colaboradores envolvidos no projecto, desde o primeiro contacto até à conclusão e entrega do projecto.

 

2. Cumprimento do cronograma do projecto.

 

É sabido que, muitas vezes, os cronogramas acabam não sendo cumpridos, isso porque os projectos podem mudar no meio do caminho e contratempos podem surgir. Portanto, é importante acompanhar e verificar as etapas do cronograma e atentar-se aos prazos, para que o projecto termine dentro do tempo estimado. Com o sistema de gestão de projectos em Odoo o seu cronograma estará salvo.

Para gerir o tempo de forma inteligente, existem recursos no Odoo de controle das actividades, como a de horas trabalhadas em um único software integrado.

 

 

3. Minimizar os riscos do Projecto.

 

Correr riscos faz parte do desenvolvimento de qualquer projecto, dependendo do seu tamanho e de quantas equipas estão envolvidas. Entretanto, isso não significa tomar decisões sem cautela ou deixar de acompanhar o progresso e os custos do projecto.
Além disso, a gestão de projetos não pode ser resumida a um eterno apagar de incêndios, mas sim a um acompanhamento saudável e constante. Com a app de gestão de Projecto Odoo, conseguimos mitigar os riscos e dar as respostas aos riscos do projecto, optimizada pela integração da Framework Scrum com o Kanban. (ScrumBan).

 

4. Agilidade na tomada de decisões.

 

O tempo é fundamental no processo de tomadas de decisões. Isso porque, se você demorar, pode perder o timing. E se for rápido, pode acabar apenas reagindo à situação e não pensar nas consequências.

 

Logo, é importante ter equilíbrio nesses momentos e, acima de tudo, ter todas as informações necessárias à disposição para fazer uma boa escolha. Afinal, ter dados à mão é resultado de uma boa gestão de projetos. No Odoo, temos um processo mais rápido e, ao mesmo tempo, de alta qualidade.

Em respostas de tomadas de decisões.

 

5. Maior satisfação do cliente com Odoo.

 

Um dos maiores vilões da produtividade é o retrabalho, que é ruim para o cliente e para a equipa do projecto, que terá de voltar a trabalhar na mesma demanda quando poderia estar atendendo outra.

 

Agora vamos nos aprofundar sobre a gestão de três dimensões essenciais de um projecto: o âmbito, cronograma e os custos.

 

6. Gerir do âmbito do projecto.

 

Certamente está ciente da importância de definir e controlar o âmbito do projecto. O problema é que o âmbito pode ser mais difícil de gerir do que se imagina, porque mudanças no âmbito são esperadas durante o ciclo de vida da maioria dos projectos. Vale lembrar que, quando realizadas no meio do projecto, as alterações causam mais impacto nos custos e no cronograma do que quando elas já são previstas na fase de planeamento.

 

No entanto, caso a alteração no âmbito seja necessária depois de iniciado o projecto, as partes interessadas (cliente e equipa) precisam entender exactamente como ela irá impactar nas datas das entregas e nos custos.

 

Para minimizar o efeito das mudanças tardias durante o ciclo de vida de um projecto, a gestão pode se valer de uma estratégia: Detalhá-lo ao máximo e deixar tudo documentado. Para se aprofundar no assunto, recomendamos a leitura do manual sobre Gestão Eficaz do âmbito do Projecto, elaborado pelo PMI.

 

Dividir o projecto em fases pode tornar o controle e a administração mais transparentes. Então, posteriormente, ao fazer uma análise dos projectos desenvolvidos pela equipa, poderá identificar qual é a fase mais crítica e aplicar melhorias.

 

 

7. Gestão do cronograma do projecto.

 

Muitas vezes, nos referimos ao cronograma como um documento técnico. Todas aquelas datas e números certamente levam a essa percepção. Outra fama negativa associada a ele é a de ser incompreensível, exceto para quem o criou e para aqueles que executam o trabalho.

 

Para facilitar, pense no cronograma como uma ferramenta de comunicação de gestão. Afinal, ele indica se um projecto está ou não no caminho certo, e precisa ser facilmente interpretado e avaliado. Aqui está a chave para brilhar como gestor de projectos, pois quanto mais preciso e detalhado o cronograma, maiores as chances de o projecto ser concluído no tempo previsto.

 

8. Usando as Apps do Odoo como aliado do seu cronograma.

 

O Odoo é um software de negócios completo, que inclui CRM, Contabilidade, Marketing, Manufatura, Site/e-commerce, Gestão de armazém e Projecto, Estoque e muitos outros que fornecem valor a um preço acessível. Este software é tão amplo que pode gerir seus cronogramas em um único lugar, incluindo email marketing, de-composições de tarefas, soluções de gestão de cronogramas e gestão do tempo do projecto. Também é possível criar um Gantt com as tarefas de cada colaborador, ou ainda, dos seus clientes, que esta ferramenta de gestão pode oferecer.

 

 

9. Gestão de custos do projecto.

 

Durante a gestão de um projecto, é fundamental conhecer quanto tem custado cada uma de suas etapas, em decorrência do número de horas que a equipa se dedicou. No entanto, por falta de tecnologia adequada, essa gestão de custos nem sempre é feita em tempo real ou com a constância que requer.

 

 

Leitura recomendada: Como automatizar as horas trabalhadas com app Timesheet.

 

Processos transparentes de gestão e de execução do trabalho são vitais para o sucesso de um projecto e a produtividade de uma equipa. A questão é: como definir processos compreensíveis, que as pessoas queiram seguir? Criar uma ferramenta de gestão própria pode sair caro e se tornar inviável.

 

 

De forma geral, o software Odoo tem uma app Timesheet de gestão de tempo, que pode ser a soluções de muitos gestores de projectos, entendido como uma ferramenta capaz de estruturar o fluxo de trabalho e, dessa forma, combater as aflições de gestão de horas e projectos, como a distribuição de tarefas, o acompanhamento dos prazos e custos e a comunicação com a equipa.

 

Alimentados por dados, esses softwares podem mostrar as causas para inúmeras questões que o gestor se faz diariamente e apontar quais direções tomar. A decisão, portanto, fica baseada em números, em factos, e não mais em intuição.

 

 

10. Método Tradicional.

 

 

Esse costuma ser a escolha mais indicada para cenários com equipas muito grandes, em que a documentação detalhada das fases do projecto é uma exigência. O foco está nos processos e no monitoramento do status do projecto conforme as entregas. Ou seja, a ideia é que só existe progresso quando é entregue o todo. Só então é que o cliente irá sinalizar sua satisfação ou insatisfação com o produto/serviço.

 

No entanto, é um método de estrutura mais rígida, pouco flexível a modificações e com grande exaltação da figura do gestor de projetos. Nessa categoria, se destacam as boas práticas.

 

 

11. Métodos Ágeis.

 

A adoção de um modelo ágil tende a ser o melhor caminho para equipas menores, em que é preciso flexibilidade diante de constantes mudanças na execução das actividades. Além disso, um método assim propõe a participação mais próxima do cliente, interações mais curtas e testes automatizados.

Isso não significa, porém, que uma metodologia ágil não possa ser empregada em grandes projectos. Até porque há uma tendência de se combinar elementos das duas metodologias, a tradicional e a ágil, selecionando os pontos que funcionam melhor para o projecto em questão, como no Framework Scrum e o Kanban.

 

E você? Como faz a gestão das actividades da sua empresa? Dê à sua equipa a ferramenta certa para que as tarefas sejam concluídas dentro de um tempo razoável, ou até, boa parte delas, finalizadas antes mesmo do prazo final. Pergunte como a um Consultor Especializado, com o software de negócios completo Odoo.





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Adão Samba 3 maio, 2022
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