Introdução
Na anterior versão que a Alien Group servia na sua Cloud, a v12, existia uma configuração, em vendas, onde o utilizador seleccionava o tipo de documento de venda que pretendia usar. Todavia, apenas podia usar um tipo de documento.
Na versão 14, foi conferida a total liberdade ao utilizador. O utilizador pode agora seleccionar de forma explícita qual o documento de venda que pretende emitir, se Cotação, Orçamento ou Pro-forma.
Como funcionam os documentos de venda?
O Odoo em si, sempre disponibilizou a Cotação, que uma vez aprovada a mesma converte-se em Ordem de Venda e depois pode ser facturada. Na localização angolana servida pela Alien Group na sua Cloud, e certificada pela AGT com o nº 101/AGT/2019, os documentos de venda são igualmente assinados e devem consequentemente seguir uma série de regras. Às Cotações, foram adicionados os documentos Orçamento e Pro-forma.
Na App Vendas, no menu Ordens, existem agora as entradas "Cotações", "Orçamentos", "Pro-formas" e "Ordens".
Menu "Cotações" => Neste menu podemos encontrar os documentos de venda do tipo "Cotação", no estado rascunho ou já emitidos (Validados). A partir do momento em que a Cotação emitida (Validada) é Confirmada, a mesma vira "Ordem de Venda" e passa a estar igualmente disponível no menu "Ordens".
Menu "Orçamentos" => Neste menu podemos encontrar os documentos de venda do tipo "Orçamento", no estado rascunho ou já emitidos (Validados). A partir do momento em que o Orçamento emitido (Validado) é Confirmado, o mesmo vira "Ordem de Venda" e passa a estar igualmente disponível no menu "Ordens".
Menu "Pro-formas" => Neste menu podemos encontrar os documentos de venda do tipo "Pro-forma", no estado rascunho ou já emitidas (Validadas). A partir do momento em que a Pro-forma emitida (Validada) é Confirmada, a mesma vira "Ordem de Venda" e passa a estar igualmente disponível no menu "Ordens".
Menu "Ordens" => Neste menu podemos encontrar todos os documentos de venda já Confirmados, sejam eles Cotações, Orçamentos ou Pro-formas. Para existir a diferenciação entre os diferentes documentos de venda neste menu, foram acrescentados filtros para o efeito (em Filtros) e igualmente é possível agrupar por Tipo de Documento (em Agrupar por).
Ciclo de vida de um Documento de Venda
Um Documento de Venda, independentemente de ser Cotação, Orçamento ou Pro-forma, tem o seguinte ciclo de vida (sequência de estados):
Estado RASCUNHO (Poderá aparecer "ORÇAMENTO") => Neste estado, o documento de venda ainda não tem significado e nem deve ser enviado ao cliente, pois ainda não ganhou sequer um número de sequência. Neste estado é possível ainda modificar todos os dados documento, alterar o cliente, apagar ou adicionar linhas, alterar quantidade, preço unitário, impostos, etc. É igualmente possível eliminar o documento neste estado. A acção natural neste estado é a validação do documento, clicando para o efeito no botão "VALIDAR".
Estado ORÇAMENTO ENVIADO => Neste estado, o documento já terá sido enviado para o cliente, possui número de identificação e encontra-se assinado digitalmente, não sendo possível alterar qualquer dado do mesmo. As acções naturais neste estado poderão ser "CONFIRMAR" OU "CANCELAR"
Estado ORDEM DE VENDA => Neste estado, o documento encontra-se confirmado e poderá ser facturado ao cliente (acção CRIAR FACTURA). Neste estado, o documento tem número de identificação e encontra-se digitalmente assinado, pelo que não permite a alteração de dados. As acções naturais neste estado poderão ser "CRIAR FACTURA" OU "CANCELAR".
- A acção "CRIAR FACTURA", segue o fluxo normal de facturação de Ordens de Venda, tal como já o é na v12. Esta acção não altera o estado do documento de venda.
- A acção "CANCELAR" irá levar o documento para o estado "CANCELADO".
Estado CANCELADO => Neste estado, o documento foi cancelado. Todavia mantém o nº de identificação, assinatura digital, pelo que não permite alterar os dados. Neste estado não mai será possível facturar e nem reverter para qualquer outro estado. Um documento de venda poderá ser cancelado na situação em que o cliente confirma que não vai avançar com a aquisição.